Como agendar a reunião pelo WhatsApp depois do contrato assinado

Depois que o cliente assina o contrato, o comercial tem uma última tarefa: marcar a reunião com o advogado. O jeito que eu uso tem cinco passos. Confirmar que a pessoa assinou, pedir e validar o e-mail, oferecer três horários por dia nos próximos três dias, confirmar o horário escolhido com todas as informações e mandar lembretes no dia. Feito isso, o atendimento do comercial acaba e o cliente passa para o pós-venda.

Por que o agendamento merece um roteiro próprio

É o momento em que o cliente está mais disposto. Acabou de assinar, entendeu como o escritório trabalha, quer que o caso ande. Se a reunião fica para “a gente vê um horário e te avisa”, essa disposição esfria. Por isso o agendamento acontece na mesma conversa da assinatura, e para os próximos dois ou três dias, não para a semana seguinte.

A reunião, lembrando, não é para pedir documento. É para o cliente conhecer quem vai cuidar do caso dele, contar a história e, aí sim, receber a lista do que o processo precisa. Expliquei isso no artigo sobre por que pedir documentos só depois do contrato assinado.

Passo 1: confirme que a pessoa assinou

Antes de falar em agenda, confirme a assinatura. Uma pergunta simples resolve: “só para confirmar, você já assinou e enviou o contrato pelo link?”. Se a resposta for vaga, como “ok” ou “vou ver”, pergunte de novo. Se ela ainda não assinou, reforce a importância e reenvie o link. Só siga quando a assinatura estiver confirmada.

Passo 2: peça e valide o e-mail

Sempre. É por e-mail que chegam o convite da reunião e o link da chamada de vídeo, e a reunião fica registrada na agenda da pessoa. A mensagem pode ser assim:

“Fulano, agora que o seu contrato está assinado, precisamos agendar uma reunião com o advogado. Ela será feita por chamada de vídeo. Pode me confirmar o seu melhor e-mail? Ele será usado para enviar o link da reunião.”

Quando a pessoa responder, repita o endereço na confirmação: “Obrigado! Confirmei aqui o seu e-mail: fulano@exemplo.com”. Se ela digitou errado, é aqui que percebe.

Passo 3: ofereça três horários por dia, nos próximos três dias

Em vez de mandar todos os horários livres da agenda, mande uma lista curta e organizada. Três horários por dia, nos próximos três dias:

“Esses são os horários disponíveis nos próximos dias. Escolha o que for melhor para você:

Segunda-feira (10/03): 10h, 14h, 16h

Terça-feira (11/03): 9h, 13h, 15h30

Quarta-feira (12/03): 11h, 14h30, 17h”

Nove opções bastam para quase todo mundo. Uma lista com trinta horários parece desorganizada, dá trabalho de ler no celular e atrasa a decisão. Pouca opção, bem apresentada, faz a pessoa escolher mais rápido.

Passo 4: confirme com todas as informações

Quando a pessoa escolher, a confirmação precisa responder tudo o que ela poderia perguntar depois:

“Perfeito, Fulano! Sua reunião com o advogado foi agendada para terça-feira, 11/03, às 13h. O advogado já foi avisado e vai te encontrar nesse horário. No dia, é só tocar no link da reunião que vai chegar no seu e-mail. Não precisa baixar nada.”

Dia, hora, com quem, como entrar. Quanto menos dúvida sobrar, menor a chance de a pessoa faltar.

Passo 5: lembre a pessoa no dia

Gente esquece, e não por falta de interesse. Eu gosto de três lembretes no dia da reunião: um de manhã, outro duas horas antes e outro uma hora antes, sempre com o link. Parece muito, mas cada um tem uma função. O da manhã organiza o dia da pessoa, o de duas horas lembra de se preparar, o de uma hora coloca o link na mão.

Onde a automação entra

Esse roteiro inteiro pode ser feito por um agente de I.A., e é assim que funciona nos escritórios que acompanhamos. Na Guimoo, o agente agenda direto no Google Agenda do escritório ou na agenda interna da plataforma. A configuração da agenda do agente já traz o que eu descrevi aqui: quantos dias sugerir e quantos horários por dia oferecer, com três e três como padrão, além de um limite de agendamentos por pessoa. Os lembretes são automáticos, com a antecedência e o texto que você escolher.

No fim do roteiro, depois da confirmação, o agente se desliga naquela conversa. O atendimento comercial acabou, e quem fala com o cliente dali em diante é a equipe do escritório.

Se o seu escritório não faz reunião depois da assinatura, a lógica é a mesma, só que mais curta: o roteiro termina na confirmação da assinatura e a equipe assume o contato.

Por onde começar

1. Escreva as cinco mensagens deste artigo com as palavras do seu escritório.
2. Defina a janela de horários da semana em que o advogado atende reuniões e bloqueie o resto.
3. Na primeira semana, confira quantas reuniões marcadas aconteceram de fato. Se muita gente faltar, olhe primeiro a confirmação e os lembretes.